Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Das BPM-Modul ermöglicht die Dokumentation, Modellierung und Analyse der Geschäftsprozesse einer Organisation. Es kombiniert visuelle BPMN 2.0 Diagramme mit Reifegradbeurteilungen und Berichtswesen.

Note

Das BPM-Modul kann von einem Administrator in den Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn deaktiviert, sind BPM-Navigation und -Funktionen ausgeblendet.

Prozessnavigator

Der Prozessnavigator organisiert Prozesse in drei Hauptkategorien:

• Managementprozesse — Planung, Governance und Steuerung
• Kerngeschäftsprozesse — Primäre wertschöpfende Aktivitäten
• Unterstützungsprozesse — Aktivitäten, die den Kerngeschäftsbetrieb unterstützen

Filter: Typ, Reifegrad (Initial / Definiert / Gesteuert / Optimiert), Automatisierungsgrad, Risiko (Niedrig / Mittel / Hoch / Kritisch), Tiefe (L1 / L2 / L3).

Karten mit einem veröffentlichten BPMN-Diagramm zeigen ein Ablaufsymbol — klicken Sie darauf, um das Diagramm im Vollbild zu öffnen, ohne den Navigator zu verlassen (oder von dort zum vollständigen Ablauf-Editor zu springen).

BPM-Dashboard

Das BPM-Dashboard bietet eine Führungsübersicht über den Prozessstatus:

Indikator	Beschreibung
Gesamtprozesse	Gesamtzahl der dokumentierten Geschäftsprozesse
Diagrammabdeckung	Prozentsatz der Prozesse mit einem zugehörigen BPMN-Diagramm
Hohes Risiko	Anzahl der Prozesse mit hohem Risikoniveau
Kritisches Risiko	Anzahl der Prozesse mit kritischem Risikoniveau

Diagramme zeigen die Verteilung nach Prozesstyp, Reifegrad und Automatisierungsgrad. Eine Top-Risikoprozesse-Tabelle hilft bei der Priorisierung von Investitionen.

Prozessfluss-Editor

Jede Geschäftsprozess-Karte kann ein BPMN 2.0 Prozessflussdiagramm haben. Der Editor verwendet bpmn-js und bietet:

• Visuelle Modellierung — BPMN-Elemente per Drag & Drop: Aufgaben, Ereignisse, Gateways, Bahnen und Teilprozesse
• Startervorlagen — Wählen Sie aus 6 vorgefertigten BPMN-Vorlagen für gängige Prozessmuster (oder beginnen Sie mit einer leeren Zeichenfläche)
• Elementextraktion — Wenn Sie ein Diagramm speichern, extrahiert das System automatisch alle Aufgaben, Ereignisse, Gateways und Bahnen zur Analyse. Die extrahierten Elemente werden in der Reihenfolge des Prozessablaufs aufgelistet — entlang der Sequenz- und Nachrichtenflüsse des Diagramms, beginnend beim Startereignis — und nicht nach Elementtyp gruppiert. Schritte innerhalb einer Schleife bleiben zusammen, und der Inhalt eines Teilprozesses wird direkt darunter aufgeführt
• Elementfarben — Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus und verwenden Sie die Farbeimer-Schaltfläche im Kontextmenü, um eine Farbe zuzuweisen. Farben werden in der BPMN-Datei selbst gespeichert und erscheinen daher auch im schreibgeschützten Viewer, in Exporten und Ausdrucken

Elementverknüpfung

BPMN-Elemente können mit EA-Karten verknüpft werden. Verknüpfen Sie beispielsweise eine Aufgabe in Ihrem Prozessdiagramm mit der Anwendung, die sie unterstützt. Dies schafft eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Ihrem Prozessmodell und Ihrer Architekturlandschaft:

• Wählen Sie eine beliebige Aufgabe, ein Ereignis oder ein Gateway im BPMN-Diagramm
• Das Elementverknüpfungs-Panel zeigt passende Karten (Anwendung, Datenobjekt, IT-Komponente, Organisation)
• Verknüpfen Sie das Element mit einer Karte — die Verbindung wird gespeichert und ist sowohl im Prozessfluss als auch in den Beziehungen der Karte sichtbar

Organisationen verknüpfen

Die Spalte Organisation in der Schritttabelle verknüpft Schritte mit Organisationskarten, direkt neben Anwendung / Datenobjekt / IT-Komponente. Anders als diese Einzelverknüpfungen kann ein Schritt mit mehreren Organisationen verknüpft werden — wählen Sie sie einzeln aus und entfernen Sie sie einzeln. Schrittverknüpfungen sind rein informativ — sie dokumentieren, welche Organisationen an einem Schritt beteiligt sind, ohne eine Beziehung zwischen den Karten zu erzeugen; Beziehungen zwischen Geschäftsprozess und Organisation werden separat im Reiter „Beziehungen“ der Karte gepflegt. Lane-Namen bleiben reiner Freitext aus dem Diagramm und sind nicht mit Organisationskarten verbunden. Die Prozess-×-Organisation-Matrix in den BPM-Berichten aggregiert diese Verknüpfungen über alle Prozesse hinweg.

Genehmigungsworkflow

Prozessablaufdiagramme folgen einem versionierten Genehmigungsworkflow:

Status	Beschreibung
Entwurf	In Bearbeitung, noch nicht zur Prüfung eingereicht
Ausstehend	Zur Genehmigung eingereicht, Prüfung ausstehend
Veröffentlicht	Freigegeben und als aktuelle Version sichtbar
Archiviert	Zuvor veröffentlichte Version, durch eine neuere Freigabe ersetzt
Zurückgezogen	Zuvor veröffentlichte Version, bewusst zurückgezogen

Beim Einreichen eines Entwurfs wird ein Versionsstand erzeugt. Genehmigende können die Einreichung freigeben (veröffentlichen) oder ablehnen.

Wer freigeben darf

Das Freigeben oder Ablehnen einer eingereichten Revision erfordert die Berechtigung Eingereichte BPMN-Ablaufversionen freigeben oder ablehnen oder die Stakeholder-Rolle Prozessverantwortlicher auf dem Prozess selbst. Das Bearbeiten von Entwürfen genügt nicht.

Geändert in 2.43.0

Frühere Versionen akzeptierten hier die allgemeine BPM-Bearbeitungsberechtigung, sodass jedes Mitglied jeden Prozessablauf freigeben konnte — auch eine Revision, die es kurz zuvor selbst eingereicht hatte. Wenn in Ihrer Installation heute Personen mit reinen BPM-Bearbeitungsrechten freigeben, erteilen Sie ihnen entweder unter Administration → Rollen die Berechtigung Eingereichte BPMN-Ablaufversionen freigeben oder ablehnen oder weisen Sie sie den betreffenden Prozessen als Prozessverantwortlicher zu.

Eine veröffentlichte Version zurückziehen

Eine versehentlich erteilte Freigabe lässt sich rückgängig machen, ohne den Prozess zu löschen. Dafür ist die Berechtigung Veröffentlichte BPMN-Ablaufversion zurückziehen erforderlich, die standardmäßig keine Rolle besitzt — sie wird unter Administration → Rollen vergeben oder für die Stakeholder-Rolle Prozessverantwortlicher unter Administration → Metamodell.

Sobald die Berechtigung erteilt ist, erhält die veröffentlichte Version eine Schaltfläche Zurückziehen. Das Zurückziehen verlangt eine schriftliche Begründung und bewirkt dann:

• Die Revision wechselt zu Zurückgezogen — sie wird niemals gelöscht und nie in den Entwurfsstatus zurückgesetzt.
• Die ursprüngliche Freigabe bleibt dokumentiert: der Reiter Archiviert zeigt die Revision, wer sie freigegeben hat und wann, zusammen mit dem Zurückziehenden und der Begründung.
• Das Zurückziehen wird mit seiner Begründung im Reiter Verlauf der Karte festgehalten.
• Eine Kopie wird als neuer Entwurf mit der nächsten Revisionsnummer geöffnet, damit Sie das Diagramm korrigieren und erneut über Einreichen → Freigeben laufen lassen können.
• Der Prozess hat keinen freigegebenen Ablauf, bis dieser Entwurf freigegeben ist.
• Die extrahierten Prozessschritte und ihre Kartenverknüpfungen bleiben unverändert.

Dass die zurückgezogene Revision erhalten bleibt und nur eine Kopie bearbeitet wird, ist Absicht: So bleibt genau das Diagramm abrufbar, das eine freigebende Person unterzeichnet hat — was ein Qualitätssystem erwartet — und Sie erhalten trotzdem sofort eine Arbeitskopie.

Jede archivierte oder zurückgezogene Version lässt sich jederzeit über Neuen Entwurf hieraus erstellen im Reiter Archiviert wieder aufgreifen; sie wird dann als neuer Entwurf mit der nächsten Revisionsnummer geklont.

Prozessbeurteilungen

Geschäftsprozess-Karten unterstützen Beurteilungen, die den Prozess in folgenden Bereichen bewerten:

• Effizienz — Wie gut der Prozess Ressourcen nutzt
• Effektivität — Wie gut der Prozess seine Ziele erreicht
• Compliance — Wie gut der Prozess regulatorische Anforderungen erfüllt

Beurteilungsdaten fließen in die BPM-Berichte ein.

BPM-Berichte

Drei spezialisierte Berichte sind über das BPM-Dashboard verfügbar:

• Reifegradbericht — Verteilung der Prozesse nach Reifegrad, Trends über die Zeit
• Risikobericht — Risikobewertungsübersicht, Hervorhebung von Prozessen, die Aufmerksamkeit erfordern
• Automatisierungsbericht — Analyse der Automatisierungsgrade in der Prozesslandschaft
• Prozess-×-Organisation-Matrix — Welche Organisationen Schritte in welchen Prozessen ausführen, mit Filterung pro Organisation und Schritt-Drill-down pro Prozess (auf Basis der informativen Schrittverknüpfungen; Kartenbeziehungen sind nicht enthalten)