Business Process Management (BPM)

Il modulo BPM consente di documentare, modellare e analizzare i processi aziendali dell'organizzazione. Combina diagrammi BPMN 2.0 visivi con valutazioni della maturità e reportistica.

Note

Il modulo BPM può essere abilitato o disabilitato da un amministratore nelle Impostazioni. Quando disabilitato, la navigazione e le funzionalità BPM sono nascoste.

Navigatore dei processi

Il Navigatore dei processi organizza i processi in tre categorie principali:

• Processi di gestione — Pianificazione, governance e controllo
• Processi aziendali core — Attività primarie di creazione del valore
• Processi di supporto — Attività che supportano le operazioni aziendali core

Filtri: Tipo, Maturità (Initial / Defined / Managed / Optimized), Livello di automazione, Rischio (Low / Medium / High / Critical), Profondità (L1 / L2 / L3).

Le schede con un diagramma BPMN pubblicato mostrano un'icona di flusso: fai clic su di essa per aprire il diagramma a schermo intero senza lasciare il navigatore (o per passare da lì all'editor di flusso completo).

Dashboard BPM

La Dashboard BPM fornisce una vista esecutiva dello stato dei processi:

Indicatore	Descrizione
Processi totali	Numero totale di processi aziendali documentati
Copertura diagrammi	Percentuale di processi con un diagramma BPMN associato
Rischio alto	Numero di processi con livello di rischio alto
Rischio critico	Numero di processi con livello di rischio critico

I grafici mostrano la distribuzione per tipo di processo, livello di maturità e livello di automazione. Una tabella dei processi a maggior rischio aiuta a prioritizzare gli investimenti.

Editor del flusso di processo

Ogni card Business Process può avere un diagramma del flusso di processo BPMN 2.0. L'editor utilizza bpmn-js

• Modellazione visiva — Trascinate elementi BPMN: attività, eventi, gateway, corsie e sotto-processi
• Template iniziali — Scegliete tra 6 template BPMN predefiniti per i pattern di processo comuni (o iniziate da una tela bianca)
• Estrazione degli elementi — Quando salvate un diagramma, il sistema estrae automaticamente tutte le attività, gli eventi, i gateway e le corsie per l'analisi. Gli elementi estratti sono elencati nell'ordine del flusso di processo — seguendo i flussi di sequenza e di messaggio del diagramma, a partire dall'evento di inizio — e non raggruppati per tipo di elemento. I passaggi di un ciclo restano uniti e il contenuto di un sotto-processo è elencato subito sotto di esso
• Colori degli elementi — Selezionate uno o più elementi e usate il pulsante con il secchiello di vernice nel pannello contestuale per applicare un colore. I colori vengono salvati nel file BPMN stesso, quindi compaiono anche nel visualizzatore di sola lettura, nelle esportazioni e nelle stampe

Collegamento degli elementi

Gli elementi BPMN possono essere collegati alle card EA. Ad esempio, collegate un'attività nel vostro diagramma di processo all'Application che la supporta. Questo crea una connessione tracciabile tra il vostro modello di processo e il panorama architetturale:

• Selezionate qualsiasi attività, evento o gateway nel diagramma BPMN
• Il pannello Element Linker mostra le card corrispondenti (Application, Data Object, IT Component, Organization)
• Collegate l'elemento a una card — la connessione è memorizzata e visibile sia nel flusso di processo che nelle relazioni della card

Collegare le organizzazioni

La colonna Organizzazione della tabella dei passaggi collega i passaggi alle card Organization, accanto ad Application / Data Object / IT Component. A differenza di quei collegamenti a valore singolo, un passaggio può essere collegato a più organizzazioni — sceglietele una alla volta e rimuovetele singolarmente. I collegamenti dei passaggi sono puramente informativi — documentano quali organizzazioni sono coinvolte in un passaggio senza creare alcuna relazione tra le card; le relazioni Business Process ↔ Organization si gestiscono separatamente nella scheda Relazioni della card. I nomi delle corsie restano semplice testo libero del diagramma e non sono collegati alle card Organization. La Matrice Processo × Organizzazione nei Report BPM aggrega questi collegamenti su tutti i processi.

Workflow di approvazione

I diagrammi di flusso di processo seguono un workflow di approvazione con versionamento:

Stato	Descrizione
Bozza	In modifica, non ancora inviata per la revisione
In attesa	Inviata per l'approvazione, in attesa di revisione
Pubblicata	Approvata e visibile come versione corrente
Archiviata	Versione pubblicata in precedenza, sostituita da un'approvazione più recente
Ritirata	Versione pubblicata in precedenza, ritirata intenzionalmente

L'invio di una bozza crea uno snapshot di versione. Gli approvatori possono approvare (pubblicare) o rifiutare l'invio.

Chi può approvare

Approvare o rifiutare una revisione inviata richiede il permesso Approva o rifiuta le versioni di flusso BPMN inviate, oppure il ruolo di stakeholder Responsabile del processo sul processo stesso. Poter modificare le bozze non basta.

Modificato nella versione 2.43.0

Le versioni precedenti accettavano qui il permesso generale di modifica BPM, per cui qualsiasi membro poteva approvare qualsiasi flusso di processo, inclusa una revisione appena inviata da lui stesso. Se nella vostra istanza approvano oggi persone con i soli diritti di modifica BPM, concedete loro il permesso Approva o rifiuta le versioni di flusso BPMN inviate in Amministrazione → Ruoli, oppure assegnatele come Responsabile del processo sui processi che convalidano.

Ritirare una versione pubblicata

Un'approvazione data per errore può essere annullata senza eliminare il processo. Il ritiro richiede il permesso Ritira (annulla la pubblicazione di) una versione di flusso BPMN pubblicata, che nessun ruolo possiede per impostazione predefinita: un amministratore lo assegna in Amministrazione → Ruoli, oppure al ruolo di stakeholder Responsabile del processo in Amministrazione → Metamodello.

Una volta concesso il permesso, la versione pubblicata mostra un pulsante Ritira. Il ritiro richiede una motivazione scritta e quindi:

• porta la revisione a Ritirata: non viene mai eliminata né riportata a bozza;
• mantiene a registro l'approvazione originale: la scheda Archiviate mostra la revisione, chi l'ha approvata e quando, accanto a chi l'ha ritirata e perché;
• registra il ritiro, con la sua motivazione, nella scheda Cronologia della card;
• apre una copia come nuova bozza al numero di revisione successivo, così potete correggere il diagramma e rifarlo passare da invio → approvazione;
• lascia il processo senza flusso approvato finché quella bozza non viene approvata;
• lascia intatti i passi di processo estratti e i loro collegamenti alle card.

Conservare la revisione ritirata e modificarne una copia è voluto: il diagramma esatto che un approvatore ha firmato resta recuperabile, come si aspetta un sistema qualità, e voi ottenete comunque subito una copia di lavoro.

Qualsiasi versione archiviata o ritirata può essere ripresa in qualsiasi momento con Crea una nuova bozza da questa nella scheda Archiviate, che la clona in una bozza alla revisione successiva.

Valutazioni dei processi

Le card Business Process supportano valutazioni che assegnano un punteggio al processo su:

• Efficienza — Quanto bene il processo utilizza le risorse
• Efficacia — Quanto bene il processo raggiunge i suoi obiettivi
• Conformità — Quanto bene il processo soddisfa i requisiti normativi

I dati delle valutazioni alimentano i Report BPM.

Report BPM

Tre report specializzati sono disponibili dalla Dashboard BPM:

• Report Maturità — Distribuzione dei processi per livello di maturità, tendenze nel tempo
• Report Rischio — Panoramica della valutazione del rischio, evidenziando i processi che necessitano attenzione
• Report Automazione — Analisi dei livelli di automazione nel panorama dei processi
• Matrice Processo × Organizzazione — Quali organizzazioni eseguono passaggi in quali processi, con filtro per organizzazione e drill-down dei passaggi per processo (in base ai collegamenti informativi dei passaggi; le relazioni tra card non sono incluse)